文字溝通的技巧與三種法則

我們都曾有這樣的時刻，話剛說出去就想收回來，但是話就這樣脫口而出，讓媽媽很傷腦筋（畢竟她們確實有教我們說話之前要想一想），但願我們有聽媽媽的忠告。

人說錯話可能常會被忘掉，但是寫錯的影響卻更久遠。

寫出來的字句必須用更高的標準看待，但不妙的是，我們正處在一個步調越來越快、要求卻更高的世界。手指在螢幕上滑動、發出火星文訊息，這在 Line、簡訊和聊天室沒有問題，但若在其他環境中就會讓人不舒服。請設身處地想想，如果有人發一則訊息給您，裡面充滿縮寫、錯字、標點符號使用錯誤，您會認真看待這樣的人嗎？

不過這些陷阱都可以避免。精通文法和標點符號用法，需要經過專業研究，但不需要先成為文法專家也能讓你的文字事半功倍。寫作本身是一門藝術，需要一生來追求精進，但您並不需要成為莎士比亞、海明威或葉慈。別的不說，運用下面這三項法則就能幫助您避免尷尬的狀況。

一、一定要有目的。

當然我們可以像朋友一樣跟人溝通，但如果您要表現專業能力，就不能在沒有特定目的的狀況下把訊息傳出去。目的有可能是通知、教育或是娛樂，但真正有效的訊息必須超越這些一般的方式。要確定您寫的每則訊息，都有激發行動的能力。在坐下來撰寫之前，先問自己這個問題：我希望讀到的人怎麼做？對於他們應該採取的行動要很明確。比方說您的目標可能是要人「買點東西」，但您要更明確，如果寫成「在這個日期前買 200 PV的某種精油」會對達到您的目的更有幫助。當您呼籲他們採取某些行動後，寫下支持您的目的的文字。

二、多數的法則。

這個法則有兩部份，第一是一定要寫出幾種草稿。完成初稿後，回頭來修正，並調整得更好。先放著，然後再重新來處理。如果需要，可以重覆這過程，直到你寫出恰到好處的訊息。接著請別人檢視。身為編輯，我知道編輯自己稿子的風險。我們讀自己寫的內容時，容易填補空白、略過錯誤，因為我們知道自己想要說的意思。請另一個人檢查我們的稿件再寄出，能幫助我們確定有把重點清楚一致地表達出來。因此要計畫寫幾種草稿，還有讓幾雙眼睛來過目。

三、24小時冷靜期。

我們常常在熱頭上回應訊息。可能是對一個新的想法或計畫非常興奮，或者只是必須告訴某人他某件事情的錯誤。我們坐下來猛然打出一則訊息，認定這是明智之舉，但是幾天後，再看到這則訊息就知道我們錯了。

24 小時法則的意思，是不要沒經過冷靜期，就把訊息發出去，冷靜期最好是 24 小時以上；這時候情緒會回到我們的控制之中，我們會想得更清楚，更能客觀地看待我們想要說的話。所有專業作家都遵循這個法則；即使以書籍來說，作家也會先把他們在寫的內容放一邊，之後再回來，有時是好幾個月甚至好幾年後，因為新鮮的眼光會讓他們對自己所寫的內容有更好的判斷力。對您來說也是同樣的道理。

俗話說，給人第一印象的機會只有一次。寫的很糟的訊息，很可能搞砸您想做的事。心裡記住這三項法則，就能幫助您避免大部份－或許不是全部，但至少是大多數－讓您顯得愚蠢的錯誤。