文字溝通的技巧與三種法則


我們都曾有這樣的時刻,話剛說出去就想收回來,但是話就這樣脫口而出,讓媽媽很傷腦筋(畢竟她們確實有教我們說話之前要想一想),但願我們有聽媽媽的忠告。

 

人說錯話可能常會被忘掉,但是寫錯的影響卻更久遠。

 

寫出來的字句必須用更高的標準看待,但不妙的是,我們正處在一個步調越來越快、要求卻更高的世界。手指在螢幕上滑動、發出火星文訊息,這在 Line、簡訊和聊天室沒有問題,但若在其他環境中就會讓人不舒服。請設身處地想想,如果有人發一則訊息給您,裡面充滿縮寫、錯字、標點符號使用錯誤,您會認真看待這樣的人嗎?

 

不過這些陷阱都可以避免。精通文法和標點符號用法,需要經過專業研究,但不需要先成為文法專家也能讓你的文字事半功倍。寫作本身是一門藝術,需要一生來追求精進,但您並不需要成為莎士比亞、海明威或葉慈。別的不說,運用下面這三項法則就能幫助您避免尷尬的狀況。

 

一、一定要有目的。

 

當然我們可以像朋友一樣跟人溝通,但如果您要表現專業能力,就不能在沒有特定目的的狀況下把訊息傳出去。目的有可能是通知、教育或是娛樂,但真正有效的訊息必須超越這些一般的方式。要確定您寫的每則訊息,都有激發行動的能力。在坐下來撰寫之前,先問自己這個問題:我希望讀到的人怎麼做?對於他們應該採取的行動要很明確。比方說您的目標可能是要人「買點東西」,但您要更明確,如果寫成「在這個日期前買 200 PV的某種精油」會對達到您的目的更有幫助。當您呼籲他們採取某些行動後,寫下支持您的目的的文字。

 

二、多數的法則。

 

這個法則有兩部份,第一是一定要寫出幾種草稿。完成初稿後,回頭來修正,並調整得更好。先放著,然後再重新來處理。如果需要,可以重覆這過程,直到你寫出恰到好處的訊息。接著請別人檢視。身為編輯,我知道編輯自己稿子的風險。我們讀自己寫的內容時,容易填補空白、略過錯誤,因為我們知道自己想要說的意思。請另一個人檢查我們的稿件再寄出,能幫助我們確定有把重點清楚一致地表達出來。因此要計畫寫幾種草稿,還有讓幾雙眼睛來過目。

 

三、24小時冷靜期。

 

我們常常在熱頭上回應訊息。可能是對一個新的想法或計畫非常興奮,或者只是必須告訴某人他某件事情的錯誤。我們坐下來猛然打出一則訊息,認定這是明智之舉,但是幾天後,再看到這則訊息就知道我們錯了。

 

24 小時法則的意思,是不要沒經過冷靜期,就把訊息發出去,冷靜期最好是 24 小時以上;這時候情緒會回到我們的控制之中,我們會想得更清楚,更能客觀地看待我們想要說的話。所有專業作家都遵循這個法則;即使以書籍來說,作家也會先把他們在寫的內容放一邊,之後再回來,有時是好幾個月甚至好幾年後,因為新鮮的眼光會讓他們對自己所寫的內容有更好的判斷力。對您來說也是同樣的道理。

 

俗話說,給人第一印象的機會只有一次。寫的很糟的訊息,很可能搞砸您想做的事。心裡記住這三項法則,就能幫助您避免大部份-或許不是全部,但至少是大多數-讓您顯得愚蠢的錯誤。


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